First Things First

Beberapa waktu lalu saya pernah bertemu dengan salah seorang mantan nasabah saya sewaktu saya bekerja pada sebuah bank swasta nasional. Saat ini dia adalah distributor jaringan Multi Level Marketing terbesar di Indonesia, yang memiliki 500.000 anggota dalam jaringan grupnya. Posisinya saat ini sebagai Crown Agency Manager, merupakan agen distributor tertinggi yang tergolong sebagai ‘Maha Bintang’ yang namanya diabadikan dalam “Hall of Fame”.

Saya sempat bertanya, bagaimana sih caranya Bapak dapat berkembang dan memiliki jaringan distributor yang begitu besar, karena saya tahu 10 tahun lalu Bapak seorang karyawan biasa bahkan tidak memiliki relasi yang banyak ? Dia lalu menunjukkan dua buah foto, yang pertama adalah fotonya 10 tahun yang lalu pada saat dia baru bergabung menjadi agen distributor, satunya lagi fotonya saat ini saat bersalaman dengan seorang Menteri RI. Dia menjawab, “Salah satu kuncinya adalah fokus dan dahulukan yang utama (First Things First).”

Marilah kita luangkan waktu sejenak dan simaklah dua pertanyaan di bawah ini. Pertama, Apakah satu hal yang dapat anda kerjakan (meskipun anda sedang tidak mengerjakannya sekarang) yang jika anda kerjakan secara tetap akan membuat perbedaan positif luar biasa pada hidup pribadi anda ? Kedua, Apakah satu hal dalam profesi anda yang akan memberikan hasil serupa ?

Kebiasaan efektif ketiga setelah kebiasaan pertama ‘Proaktif’ dan kebiasaan kedua ‘Merujuk kepada Tujuan Akhir’ adalah “Dahulukan yang Utama”. Kebiasaan ketiga ini merupakan Personal Management. Kebiasaan ini adalah pemenuhan, aktualisasi, kemunculan wajar dari kebiasaan pertama dan kedua, dan tidak dapat lepas dari kebiasaan pertama dan kedua. Artinya kebiasaan ketiga dapat terealisasi apabila kedua kebiasaan sebelumnya terealisasi.

Stephen R. Covey menjelaskan bahwa Manajemen waktu dibagi dalam 4 (empat) kuadrant, sebagai berikut :

I

Penting & Mendesak
II
Penting & Tdk Mendesak

III

Tdk Penting & Mendesak
IV
Tdk Penting & Tdk Mendesak


Contoh pekerjaan dalam tiap kuadrant sebagai berikut :
Kuadrant I : Masalah yang mendesak, dan proyek yang digerakan oleh batas waktu.
Kuadrant II : Pengembangan hubungan, pengenalan peluang baru, perencanaan.
Kuadrant III : Interupsi, telepon, rapat, urusan yang mendesak.
Kuadrant IV : Hal-hal sepele, telepon (gosip), pemboros waktu.

Dari kuadrant di atas dapat dilihat ada dua faktor yang mendefinisikan suatu aktivitas, yaitu genting (mendesak) dan penting. Genting artinya memerlukan perhatian segera. Sedangkan penting artinya berhubungan dengan hasil. Jika sesuatu adalah penting, maka sesuatu itu menunjang misi, nilai, dan sasaran prioritas tertinggi anda.

Orang efektif akan selalu berada di luar kuadrant III dan IV, karena meskipun genting atau tidak hal-hal pada kuadrant tersebut tidak penting. Sebaiknya lagi orang efektif akan berusaha mengurangi kuadrant I. Kuadrant II adalah inti dari manajemen pribadi yang efektif. Kuadrant ini berhubungan dengan hal-hal yang tidak genting, namun penting. Ia berhubungan dengan hal-hal seperti membina hubungan, menulis pernyataan misi pribadi, perencanaan jangka panjang, latihan, dan persiapan, semua hal yang kita tahu perlu kita kerjakan tetapi jarang dilakukan karena tidak genting.

Peter Drucker (seorang pakar manajemen) mengemukakan bahwa orang yang efektif bukanlah orang yang pikirannya tertuju pada masalah, namun orang yang pikirannya tertuju pada peluang. Mereka memberi makan peluang dan melaparkan masalah. Mereka berpikir secara preventif. Mereka mempunyai krisis dan keadaan darurat pada kuadrant I yang memerlukan perhatian langsung, namun jumlahnya relatif kecil. Mereka menjaga kepentingan pribadi dan publik tetap seimbang dengan berfokus pada aktivitas penting, namun tidak genting, yang mengangkat aktivitas pembangun kapasitas pada kuadrant II.

Dengan melihat pada kuadrant di atas, marilah kita luangkan waktu dan pertimbangkan bagaimana anda menjawab kedua pertanyaan yang saya sampaikan di atas. Termasuk pada kuadrant mana pertanyaan tersebut ? Apakah Penting atau Genting ? Menurut pendapat saya sangat pas berada dalam kuadrant II. Hal itu penting dan sangat penting, namun tidak genting. Dan karena tidak genting, anda bahkan tidak mengerjakannya.

Sekarang lihat kembali sifat dari pertanyaan tersebut, Apa satu hal yang dapat anda kerjakan dalam kehidupan pribadi dan profesional anda, jika anda mengerjakannya secara teratur yang akan membuat perbedaan positif yang luar biasa dalam hidup anda? Aktivitas kuadrant II memiliki dampak seperti ini. Efektivitas kita merupakan lompatan besar ke depan jika kita mengerjakannya.

Reference :
Stephen R. Covey, First Things First

Tweet

Postingan terkait:

Ditulis endro — Wednesday, September 14, 2005 — Add Comment